講師派遣の相談から講演会実施までの流れ

講師派遣に相談して講演会を実施するまでには、講演会の企画から始める必要があります。講演会の実施にはまず、企画の内容を決めることが先決です。

テーマを決定して、誰を対象に何を伝えるか決めるのがよいでしょう。なるべく具体的に決めること、興味や関心を持ってもらえるか検討することが大切です。

講演会の実施は当日までやることが多い

テーマが決まったら、次は講師の選定と会場選定・手配です。講師はテーマに合わせて選定を行い、規模に合わせて会場選定・手配するのが基本です。

順番を入れ替えて講師の選定を後にしても構いませんが、先に決めてしまった方が楽です。相談したい講師が見付かった場合は、企画を伝えて具体的な相談をしましょう。

人気講師は依頼するだけでも難しいので、候補を数名リストアップして順番に相談するのがおすすめです。直接的にアポを取って相談するのが困難であれば、派遣サービスを通すことも検討できます。

講師の選定から依頼までは、講演会本番の半年前、少なくとも3ヶ月前に済ませるのが望ましいといえます。本番の例えば1ヶ月前だと、準備に使える時間が限られてしまうので、講師に相談しても断られる恐れがあります。

会場選定・手配は、想定される規模に合った広さや席の数、アクセスなどを考えて選ぶことがポイントです。実施したい内容に必要な設備だったり、備品があるか問い合わせて確認しましょう。

予算には限りがあるので、設備・備品の利用が有料か無料か確認して、料金内に収まるか確かめることも必要です。

講師と会場が決まったら、講演会の内容について具体的な打ち合わせをします。講演のスタイルや設備・備品の確認、別途用意するものや講演の流れなどです。

内容が固まってきたら、講演会を運営するためのマニュアルと進行表を作成します。マニュアルには概要と時間割、トラブルが発生した場合の対応などを含めます。

進行表は、講演の流れとスタッフの行動の流れといった内容です。講師の台本も作成する必要があるでしょう。準備が整ったら、WebサイトやSNSなどで講演会の告知をします。

講師を紹介するプロフィールと問い合わせ窓口も用意しておきます。講演会に興味を持ち参加してもらうのが目的なので、興味を引くタイトルとわかりやすい内容で告知しましょう。

当日をシミュレーションして用意するものを書き出したり、飲み物や文房具を手配するなど、講演会の準備は何かと忙しいものです。初めての講演で運営方法がわからない場合、ミスをする恐れがある場合は、講師派遣のプロにまかせることをおすすめします。

プロにまかせる方法ならミスの心配なく、講師の選定から会場選定・手配、本番の運営までまかせられるので安心です。